DATENSCHUTZINFORMATION

für Mitglieder, Partner, Sponsoren, Kunden, Instrumentenmieter und sonstige Kontaktpersonen

Musikkapelle Paudorf | Stand: August 2026

Mit dieser Datenschutzinformation gemäß Art. 13 und 14 DSGVO informieren wir darüber, wie die Musikkapelle Paudorf personenbezogene Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, Mitgliedschaft, Zusammenarbeit mit Partnern und Sponsoren, Kundenbeziehungen sowie der Verwaltung und Vermietung von Vereinseigentum verarbeitet.

Die gesonderte Datenschutzerklärung für www.mkpaudorf.at betrifft demgegenüber die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Musikkapelle Paudorf

Kremser Straße 177

3508 Paudorf

Österreich

ZVR-Zahl: 643597067

E-Mail: verein@mkpaudorf.at

Telefon: +43 664 515 64 31

Obmann: Martin Anderl, MA

2. Betroffene Personengruppen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere von folgenden Personengruppen, soweit dies für unsere Vereinsarbeit erforderlich ist:

aktiven und ehemaligen Mitgliedern
Funktionärinnen und Funktionären
Musikerinnen und Musikern
Erziehungsberechtigten minderjähriger Mitglieder
Partnern und Kooperationspartnern
Sponsoren
Kundinnen und Kunden
Mieterinnen und Mietern bzw. Entlehnerinnen und Entlehnern von Instrumenten, Bekleidung oder sonstigem Vereinseigentum
sonstigen Kontaktpersonen des Vereins

3. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Abhängig von Ihrer Beziehung zu unserem Verein können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Stammdaten wie Name, Anrede, Anschrift und Geburtsdatum
Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Unternehmen, Organisation, Funktion und Zuständigkeit
Mitgliedsnummer, Eintritts- und Austrittsdatum sowie Mitgliedsstatus
Instrument, musikalische Funktion, Register- und Gruppenzugehörigkeit
Teilnahme an Proben, Auftritten, Veranstaltungen und sonstigen Vereinsterminen
Zu- und Absagen sowie Anwesenheits- und Abwesenheitsinformationen
Ausbildungs-, Prüfungs- und Leistungsabzeichendaten
Ehrungen und Auszeichnungen
Informationen über ausgegebene oder gemietete Instrumente, Bekleidung und sonstiges Vereinseigentum
Inventar- oder Seriennummern, Ausgabe-, Rückgabe-, Zustands- und Reparaturinformationen
Vertrags-, Miet-, Sponsoring- und Partnervereinbarungen
Kommunikationsverläufe, Aufgaben, Termine und Aktivitäten
Zahlungs-, Rechnungs- und Buchhaltungsinformationen
Einwilligungen, Widerrufe und Widersprüche
Fotos sowie Video- und Tonaufnahmen
bei Minderjährigen notwendige Daten der Erziehungsberechtigten
sonstige für die jeweilige Vereins-, Vertrags- oder Geschäftsbeziehung erforderliche Angaben

Wir verarbeiten nur jene Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Aufnahme und Verwaltung von Vereinsmitgliedern
Organisation des Vereins-, Proben- und Veranstaltungsbetriebs
Verwaltung von Funktionen, Registern, Gruppen und Zuständigkeiten
Kommunikation mit Mitgliedern und sonstigen Kontaktpersonen
Planung und Verwaltung von Proben, Auftritten, Ausrückungen und Veranstaltungen
Verwaltung von Zu- und Absagen sowie Anwesenheiten
Organisation von Aus- und Weiterbildung, Prüfungen, Leistungsabzeichen und Ehrungen
Verwaltung und Sicherung von Instrumenten, Bekleidung und sonstigem Vereinseigentum
Durchführung und Dokumentation von Vermietungen, Entlehnungen und Rückgaben
Verwaltung von Sponsoren, Partnern, Kunden, Lieferanten und Kooperationen
Bearbeitung von Anfragen und Durchführung von Vereinbarungen
Rechnungslegung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Dokumentation von Einwilligungen, Widerrufen und Widersprüchen
Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation des Vereinslebens
Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher und vereinsrechtlicher Verpflichtungen
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

5. Rechtsgrundlagen

Je nach Art und Zweck der Verarbeitung stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung einer Mitgliedschaft, eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist

Unsere berechtigten Interessen bestehen insbesondere in einer geordneten und effizienten Vereinsverwaltung, der Organisation des laufenden Vereinsbetriebs, der Pflege von Geschäfts- und Kooperationsbeziehungen, der Verwaltung und Sicherung unseres Vereinseigentums, der Dokumentation von Vereinbarungen und Kommunikation, der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen.

6. Microsoft Power Platform

Zur zentralen Verwaltung von Mitgliedern, Interessenten, Partnern, Sponsoren, Kunden, Instrumentenmietern und sonstigen Kontakten verwenden wir Anwendungen und Dienste der Microsoft Power Platform. Dazu gehören insbesondere Microsoft Dataverse, Microsoft Power Apps und Microsoft Power Automate sowie gegebenenfalls damit verbundene Microsoft-Cloud-Dienste.

6.1 Dataverse und Power Apps

Microsoft Dataverse dient als zentrale Datenplattform zur strukturierten Speicherung und Verwaltung unserer Daten. Über Microsoft Power Apps greifen berechtigte Personen entsprechend ihren Aufgaben und Zuständigkeiten auf diese Daten zu und bearbeiten sie.

Die Systeme werden insbesondere für Mitglieder- und Kontaktverwaltung, Partner- und Sponsorenverwaltung, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Instrumentenverwaltung, Dokumentation von Vermietungen und Entlehnungen, Aufgaben- und Aktivitätsverwaltung, Kommunikation, Rechnungs- und Zahlungsinformationen sowie die Verwaltung von Einwilligungen und Widersprüchen eingesetzt.

6.2 Power Automate

Mit Microsoft Power Automate automatisieren wir wiederkehrende Verarbeitungsschritte. Dazu können die Erstellung und Aktualisierung von Datensätzen, Zuordnungen, interne Benachrichtigungen, Erinnerungen, Dokumentation von Änderungen und die Übermittlung von Informationen zwischen von uns eingesetzten Systemen gehören.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

6.3 Anbieter, Auftragsverarbeitung und Datenstandort

Anbieter der eingesetzten Microsoft-Dienste ist insbesondere Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Microsoft verarbeitet Kundendaten im Rahmen der bereitgestellten Cloud-Dienste grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen. Die Auftragsverarbeitung wird durch die für die Microsoft-Dienste geltenden Datenschutz- und Vertragsbedingungen geregelt.

Power Platform speichert Kundendaten grundsätzlich in der dem Mandanten bzw. der jeweiligen Umgebung zugeordneten Azure-Geografie. Microsoft hat für zahlreiche Enterprise-Onlinedienste, darunter Power Platform, eine EU Data Boundary eingerichtet. In begrenzten Fällen können dennoch Daten außerhalb dieser Grenze verarbeitet werden, etwa im Zusammenhang mit bestimmten Support-, Sicherheits- oder Betriebsprozessen.

Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer gültigen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln oder einer anderen gesetzlich zulässigen Grundlage.

6.4 Zugriffsberechtigungen

Auf die in der Microsoft Power Platform gespeicherten personenbezogenen Daten haben nur jene Vorstandsmitglieder, Funktionärinnen und Funktionäre oder sonstigen berechtigten Personen Zugriff, die diese Daten für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Die Zugriffsrechte werden nach Aufgaben und Zuständigkeiten vergeben und durch Benutzerkonten, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie weitere technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt.

7. Termin- und Mitgliederorganisation mit Konzertmeister

Zur Planung und Organisation von Proben, Auftritten, Ausrückungen, Veranstaltungen und sonstigen Vereinsterminen verwenden wir die Anwendung „Konzertmeister“. Anbieter ist KM Konzertmeister GmbH, Gartengasse 16, 3743 Röschitz, Österreich.

Je nach Nutzung können insbesondere Name, Kontaktdaten, Benutzerkonto- und Anmeldedaten, Vereinszugehörigkeit, Register, Gruppe, Instrument oder musikalische Funktion, Einladungen zu Terminen, Zu- und Absagen, Anwesenheits- und Abwesenheitsinformationen, Rückmeldungen, Kommentare, Umfrageergebnisse, Benachrichtigungseinstellungen sowie technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Wir verwenden Konzertmeister insbesondere zur Terminplanung, Einladung von Mitgliedern, Erfassung und Auswertung von Zu- und Absagen, Erstellung von Anwesenheitsübersichten, Durchführung vereinsinterner Umfragen, Information über Terminänderungen sowie zur Koordination von Registern, Gruppen und Besetzungen.

Die Verarbeitung beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die von unserem Verein innerhalb von Konzertmeister verwalteten Vereins- und Termindaten ist grundsätzlich die Musikkapelle Paudorf verantwortlich. Die KM Konzertmeister GmbH verarbeitet diese Daten im Rahmen der Bereitstellung der Anwendung als Auftragsverarbeiter. Die Nutzungsbedingungen von Konzertmeister enthalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Für bestimmte Verarbeitungen im Zusammenhang mit persönlichen Benutzerkonten oder eigenen Diensten kann Konzertmeister selbst Verantwortlicher sein.

8. Instrumentenvermietung und Ausgabe von Vereinseigentum

Wenn Sie ein Instrument, Bekleidung oder sonstiges Vereinseigentum von uns mieten, entlehnen oder zur Nutzung erhalten, verarbeiten wir insbesondere Identitäts- und Kontaktdaten, Angaben zum Gegenstand, Inventar- oder Seriennummern, Ausgabe- und Rückgabedaten, Zustandsinformationen, vereinbarte Miet- oder Nutzungsbedingungen, Zahlungs- und Rechnungsinformationen sowie gegebenenfalls Informationen über Schäden, Reparaturen oder ausstehende Rückgaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Dokumentation der jeweiligen Miet-, Leih- oder Nutzungsvereinbarung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus kann sie auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am Schutz, an der Verwaltung und an der Rückverfolgbarkeit unseres Vereinseigentums beruhen.

9. Übermittlung von Mitgliederdaten an Blasmusikverbände

Im Rahmen unserer Mitgliedschaft im Niederösterreichischen Blasmusikverband beziehungsweise in übergeordneten Blasmusikorganisationen können erforderliche Mitgliedsdaten an zuständige Bezirks-, Landes- oder Bundesverbände übermittelt oder in einer verbandseigenen Mitgliederverwaltung verarbeitet werden.

Dies kann insbesondere der Mitgliederverwaltung, dem Versicherungswesen, Aus- und Weiterbildung, Leistungsabzeichen und Prüfungen, Konzert- und Marschmusikbewertungen, Ehrungen und Auszeichnungen, statistischen Auswertungen sowie der Organisation von Veranstaltungen und Wettbewerben dienen.

Je nach Verarbeitung erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f oder a DSGVO.

10. Partner, Sponsoren, Lieferanten und Kunden

Im Rahmen von Sponsoring-, Partner-, Kunden-, Lieferanten- und sonstigen Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir insbesondere Name, Unternehmen oder Organisation, Funktion, Kontakt- und Adressdaten, Vertrags- und Vereinbarungsinformationen, Sponsoringinformationen, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie Kommunikationsverläufe.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Anbahnung und Durchführung der jeweiligen Beziehung, der Kommunikation, Dokumentation, Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Verarbeitungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus können berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bestehen, insbesondere an der Organisation und Dokumentation unserer Geschäfts- und Kooperationsbeziehungen.

11. Fotos, Video- und Tonaufnahmen sowie Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen von Proben, Konzerten, Ausrückungen, Wettbewerben, Vereinsveranstaltungen und sonstigen Aktivitäten können Fotos sowie Video- und Tonaufnahmen erstellt werden. Diese können auf unserer Website, unseren Social-Media-Auftritten, in Vereinszeitungen und Chroniken, in Printmedien, Presseaussendungen, Informationsmaterialien und im Rahmen der historischen Vereinsdokumentation verwendet werden.

Die Verarbeitung dient der Öffentlichkeitsarbeit, Information über das Vereinsgeschehen, Darstellung unserer kulturellen und musikalischen Tätigkeit und Dokumentation der Vereinsgeschichte. Rechtsgrundlage ist je nach Einzelfall eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei der Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere Art und Kontext der Aufnahme, berechtigte Erwartungen der Betroffenen, Reichweite der Veröffentlichung, mögliche Auswirkungen sowie besondere Schutzinteressen von Kindern und Jugendlichen. Bei gezielten Porträtaufnahmen von Kindern und Jugendlichen wird, soweit erforderlich, eine entsprechende Einwilligung eingeholt.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Einer auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

12. Vereinschronik und historische Dokumentation

Wir dokumentieren die Geschichte und Tätigkeit der Musikkapelle Paudorf. Dabei können insbesondere Namen ehemaliger und aktueller Mitglieder, Funktionen, Ehrungen, musikalische Leistungen, historische Ereignisse, Fotos, Video- und Tonaufnahmen, Konzertprogramme, Vereinszeitungen, Presseberichte und sonstige historische Dokumente archiviert und gegebenenfalls veröffentlicht werden.

Die Verarbeitung dient der dauerhaften Dokumentation unserer Vereinsgeschichte und der regionalen Kulturgeschichte. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei Archivierung und Veröffentlichung berücksichtigen wir die Rechte und Interessen der betroffenen Personen.

13. Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten grundsätzlich direkt von der betroffenen Person oder, bei Minderjährigen, von Erziehungsberechtigten. Darüber hinaus können Daten aus folgenden Quellen stammen:

anderen Mitgliedern oder Funktionärinnen und Funktionären, soweit dies für die Vereinsorganisation erforderlich ist
Blasmusikverbänden und vergleichbaren Organisationen
Vertragspartnern oder Organisationen, mit denen Sie in Verbindung stehen
öffentlich zugänglichen Quellen, soweit eine Verarbeitung rechtlich zulässig ist
den von uns eingesetzten Systemen, soweit dort im Rahmen der Vereinsarbeit Informationen entstehen

14. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:

intern zuständige Vorstandsmitglieder sowie Funktionärinnen und Funktionäre
Microsoft Ireland Operations Limited und von Microsoft eingesetzte Unterauftragnehmer
KM Konzertmeister GmbH und deren Unterauftragnehmer
IT-, Beratungs-, Hosting- und Supportdienstleister
E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
Steuerberatung, Buchhaltung, Banken und Zahlungsdienstleister
Versicherungen
Bezirks-, Landes- und Bundesblasmusikverbände
Veranstalter und Kooperationspartner
Lieferanten und sonstige Vertragspartner
Druckereien, Medien und mit Öffentlichkeitsarbeit beauftragte Personen
Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn dafür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

15. Datenübermittlungen in Drittländer

Einige von uns eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Als Grundlage kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, eine gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eine andere gesetzlich zulässige Übermittlungsgrundlage in Betracht.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Maßgeblich sind insbesondere die Dauer der Mitgliedschaft oder Vertragsbeziehung, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, offene Forderungen oder Rückgaben, Gewährleistungs- und Haftungsfragen, Verjährungsfristen, bestehende Rechtsansprüche sowie berechtigte Archivierungsinteressen.

Steuerrechtlich und buchhalterisch relevante Unterlagen werden grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt. Daten zu ausgegebenen oder gemieteten Gegenständen werden grundsätzlich bis zur vollständigen Rückgabe und Abwicklung gespeichert; eine längere Speicherung kann bei offenen Ansprüchen, Schäden oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich sein.

Daten, die ausschließlich auf einer Einwilligung beruhen, werden grundsätzlich bis zum Widerruf oder Wegfall des Zwecks gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage die weitere Verarbeitung erlaubt. Historische Unterlagen und Aufnahmen können im Rahmen der Vereinschronik längerfristig aufbewahrt werden, soweit die berechtigten Archivierungsinteressen die Interessen der betroffenen Personen überwiegen.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Automatisierte Arbeitsabläufe, etwa in Microsoft Power Automate, dienen ausschließlich der Unterstützung und Vereinfachung unserer Verwaltungsprozesse.

19. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: Musikkapelle Paudorf, Kremser Straße 177, 3508 Paudorf, E-Mail: admin@mkpaudorf.at. Um unberechtigte Zugriffe zu verhindern, können wir einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen.

20. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Österreich. E-Mail: dsb@dsb.gv.at; Telefon: +43 1 52 152-0.

21. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere internen Abläufe oder die von uns verwendeten Dienste ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.